福祉用具貸与事業者(レンタル事業者)向け
業務支援システム

smart shake+

通福祉用具貸与事業所のこんな悩みは
smart shake+がすべて解決!
必要書類の作成・回収作業に多くの時間がかかっている
ケアマネジャーからの確認や質問にすぐに回答できないことがある
マネジメント担当者の業務が煩雑
人手不足でスタッフ教育や運営指導の対応もなかなかできない
販売元:パラマウントケアサービス株式会社
福祉用具貸与事業者(レンタル事業者)向け業務支援システム smart shake+

営業「外」活動を効率化

営業「外」活動を効率化
効率化した時間
  • 営業時間
  • 販売品目
  • 法令遵守整備
  • スキルアップ
  • 定時帰社など
月間:約36時間の捻出
  • 1ヶ月:20日間出勤、9〜18時(8時間労働)
  • 時給換算@1,900円、1900円✕36時間=68,400円(労働実数4日分)

作業プロセスの短縮で、時間を有効活用!

生まれた時間でさらに生産性を向上

業務フローを見直し手順を簡略化することで、クリエイティブな活動へリソースを注力することができます

●毎月のタスク処理にかかる時間
タスク 導入前 導入後
スケジュールと手帳管理・日報/実績を帰社後作成 30分 15分
社内間(営業と事務、営業と営業)の電話連絡 15分 5分
利用者訪問準備(各帳票の履歴・注意事項など) 15分 1分
担当会議事録・レンタル報告書を帰社後に作成 30分 10分
サービス計画書などを帰社後に作成 30分 10分
担当者が休み、他の者で電話対応 15分 3分
モニタリング準備・記録作成・写真転記 20分 5分

※処理時間の設定値は当社にて推定した数値となります。

\課題を乗り越えようとする/

福祉用具貸与事業所のために。
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ココがすごい!
Smartshake+
Smartshake+
smart shake+

統一された業務手順を導入し、業務効率化し、サービスの迅速化を図る。

01

社内情報共有

無駄を省いて効率的に訪問

スケジュールを共有することで利用者を多く抱える福祉用具専門員の業務をサポート。仕事の割り振りが円滑に行え、効率の良い営業活動のマネジメントが可能になります。

必要書類の状況が一目でわかる

サービス計画書やモニタリング、担当者会議、レンタル報告書の進捗や交付状況、さらにケアプランや介護保険認定の期限を一元管理し、すべてを可視化することが可能です。新人社員や内勤者でも、お客様の進捗を一目で把握でき、チーム全体で書類の漏れを防ぐ仕組みを実現します。

02

戦略を立てる

貸与価格シュミレーション

上限価格を超えた件数や、金額を分析します。減った売上をどのようにカバーしていくのかを検討するためのツールとして活用できます。
ケアマネージャー、利用者への変更通知も作成できます。

分析ツール

タスク管理機能による活動分析を行うことができます。
どんなタスクに時間を費やしているのか、未来の活動目的に対する行動ができているのか、マネジメントのためのツールとして活用することができます。

利用者を増やすか、1件あたりの売上を増やすか

利用者件数を増やすならスピード対応、1件あたりの売上を増やすならモニタニング強化など、それぞれの戦略に合わせた活用ができます。

病院・施設へのアプローチ

病院や施設への訪問履歴管理や、将来的に介護保険利用につながる個人顧客の情報管理も可能です。

03

サービス計画書など福祉用具貸与事業所で作成が必要な帳票を全て網羅※契約関係の書類もリリース予定

帳票管理

  • サービス計画書(基本情報・選定提案書・利用計画書)
  • モニタリング(★印で経過月表示)
  • 担当者会議録
  • レンタル報告書
  • 契約書(リリース予定)
  • 重要事項説明書/貸与(リリース予定)
  • 重要事項説明書/販売(リリース予定)
  • 個人情報取扱同意書(リリース予定)
04

各帳票の作成

状況に応じてデバイスを使い分け。

状況に応じてPC、iPad、iPhoneを使い分けることができます。担当者会議やモニタリングの場ではタブレットを用いて、文例を活用しながら簡単に帳票作成を行うことができます。

05

リスクヘッジ

クラウド活用による顧客情報管理

万が一の天災で、事務所や道路が寸断されても大切なお客様情報はクラウド上に。緊急対応で事務所を経由することなくお客様のサポートができます。

急な社員の退職

タスク管理機能による活動分析を行うことができます。
急な社員の退職でも、大切な会社の資産でもあるお客様情報はクラウド上に。その後のサポートも 保管された情報をもとに残されたスタッフで対応。

  • 顧客管理(利用者・居宅・法人)
  • 営業メモ(区分:注意事項・電話メモ)
  • 社内掲示板(PCのみ操作可能)
06

契約書・重要事項説明書・個人情報取扱同意書の電子サイン※近日リリース予定

smart shake+で作成した契約書にタブレットで電子サインを頂き、一度の署名で他の帳票へも反映させることができます。福祉用具専門相談員、利用者様、ご家族様への負担を軽減できます。

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「組織」「プロセス」「企業文化」「風土」を変革

「組織」「プロセス」「企業文化」「風土」を変革

「生産性の向上」はここから

待ち時間に車内で計画書や報告書を作成できるので、圧倒的な業務効率化
顧客情報、他の相談員のスケジュールやタスクを共有
業務の割り振りや情報共有も簡略化 マネジメントも安楽に

日本全国47都道府県の貸与事業所様で
ご利用していただいてます。

日本全国47都道府県の貸与事業所様でご利用していただいてます。

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smart shake+のスケジュール管理やスタッフ同士の予定共有機能は、職場でのスムーズなコミュニケーションを助けてくれます。外出先でも簡単に帳票が作成できて、Google Mapと利用者住所が連携しているおかげで訪問計画も効率的に組めてサービス全体の質も向上します。
Smartshake+利用者の声
利用者の声
営業部長
顧客管理と業務支援は
smart shake+、請求業務は他社介護ソフト、と分けて利用しています。以前は全てをひとつのソフトで行っていましたが、分けることでコストを7割減らすことが出来ました。業務フローを見直すことで、ふたつのソフトを利用してもトータルで入力作業の手間を増やすことなく運用できています。
Smartshake+利用者の声
利用者の声
管理者
営業担当とモニタリング担当で業務をわけてオペレーションを組んでおり、一人の利用者様に対して違う職員が訪問する事も多くある為スケジュールや情報の共有がとても重要です。SmartShake+を使えば訪問時の注意事項や対応履歴が確認でき助かっています。
Smartshake+利用者の声
利用者の声
経営者
System

smart shake+ システム構成図

structure

smart shake+の仕組み

history

smark shake+の歩み

  • 2000年

    介護保険開始

    介護保険制度にて福祉用具貸与事業開始

  • 2006年

    介護保険改正 地域包括支援センター設置 要支援開始

    軽度者(要介護2未満)へは特殊寝台・車いすを基本的に貸与することができなくなる。

  • 2009年

    ポケまる販売開始

    軽度者の貸し剥がしにつき、貸与事業者にもダブルプランを適用案があがる。福祉用具貸与の質の向上を目的。福祉用具レンタル事業者支援システム「ポケまる」販売開始。

  • 2009・2010年

    ふくせんにて帳票開発

    2009年に「ふくせん・福祉用具個別援助計画書」を開発。2010年には、同計画書に基づく定期の訪問確認によって適切な利用を支援するためのツールとして「モニタリングシート」を開発。

  • 2012年4月

    福祉用具サービス計画書の作成義務化

    指定基準にて「貸与内容について利用者またはその家族に対して説明し、利用者の同意を得て、計画書の交付」義務。
    ※ふくせんでは「基本情報・選定提案・利用計画」を渡すことを推奨

  • 2012年10年

    smart shake+販売開始

    パラマウントケアサービス株式会社、販売契約、リリース開始。
    HCR共同出展。iPad版販売開始。

  • 2013年4月

    ハイテックシステムズ連携

    smart shake+のデータ連携開始

  • 2016年

    複数商品と全国平均貸与価格の提示、契約書交付義務化

    2015年、2016年に財務省と厚労省で軽度者への貸与を原則自己負担への折衡。自己負担の案の代わりに、貸与商品の複数提案と全国平均を利用者に説明の義務化。

  • 2018年4月

    複数商品と全国平均貸与価格の提示、計画書交付義務化

    2018年度介護保険改正。貸与商品の複数提案と全国平均価格を利用者に説明の義務化。

  • 2021年4月

    電磁的な対応が認められる

    2021年度介護保険改正。全サービスの利用者などへ説明・同意について、電磁的な対応が原則認められるように変更。またサービス記録の保存・交付なども認められる。

  • 2024年4月

    選択制の導入。モニタリング実施、交付義務化。

    2024年度介護保険改正。福祉用具の選択制導入、導入後のモニタリング義務化。モニタリング実施・ケアマネージャーへの交付義務化。

  • 2024年10月

    新機能搭載・HCR出展

    smart shake+の機能追加
    ・契約書
    ・重要事項説明書
    ・個人情報取扱同意書

JIIMA認証を取得
電子帳簿ソフト法的要件認証

JIIMA認証を取得

ペーパーレス電子書類管理システム「PAPER」は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)より「電子帳簿ソフト法的要件認証」※を受けています。

※電子帳簿保存法(帳簿)の要件を満たしたソフトウェアに対して認証されます。

電子帳簿ソフト認証リストは、下記リンク(国税庁ホームページ JIIMA認証情報リスト)から確認できます。

JIIMA認証情報リスト(外部リンク)

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