個人情報の取り扱いについて - 株式会社スマート

個人情報保護方針

株式会社スマート(以下、「当社」という。)は、医療及び介護福祉業界を支える IT システムを提供する事業者として、個人情報及び特定個人情報の保護が重大な責務であると認識しております。そこで個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

当社は、事業目的に適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対して、合理的な安全対策を講じて防止する規程、体制を構築し、継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかっていきます。

個人情報保護方針に関するお問い合わせ先兼個人情報に関する苦情・相談窓口: 〒892-0877 鹿児島県鹿児島市吉野1丁目12番23号
株式会社スマート個人情報に関するお問い合わせ窓口
電話番号:099-295-3518
(受付時間:月〜金 9:00〜18:00)

制定日 2017年09月01日
最終改正日 2023年10月01日

個人情報の取扱いについて

株式会社スマート(以下、「当社」という。)は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを公表いたします。

1.お客様の個人情報

お客様の個人情報は、当社が開発したクラウドシステムの導入、運用及び保守管理のために利用いたします。
当社のサービスのご案内・サポート情報をご提供するために利用いたします。

2.お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報

当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。
ご要望いただいた資料の送付などに利用します。

3.採用応募者の個人情報

採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します。

4.当社の従業者情報・人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。

5.ご提供いただいた個人番号情報

法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。

保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知について

株式会社スマート(以下、「当社」という。)では、保有個人データの開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止)の請求及び第三者提供記録の開示に関する請求について、以下の事項を周知致します。

1.当社の名称及び住所、代表者の氏名

名称:株式会社スマート
住所:〒892-0877 鹿児島県鹿児島市吉野1丁目12番23号
代表者:代表取締役社長上田洋一

2.個人情報保護管理者

氏名:浅井進
連絡先:電話番号:099-295-3518
(受付時間:月〜金 9:00〜18:00)

3.保有個人データの利用目的

（1）当社が直接取得したお客様の個人情報

お客様の個人情報は、当社が開発したクラウドシステムの導入、運用及び保守管理のために利用いたします。
当社のサービスのご案内・サポート情報をご提供するために利用いたします。

（2）お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報

当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。
ご要望いただいた資料の送付などに利用します。当社が直接取得した採用応募者の個人情報
採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します。

（3）当社が直接取得したお客様の個人情報

お客様の個人情報は、当社が開発したクラウドシステムの導入、運用及び保守管理のために利用いたします。
当社のサービスのご案内・サポート情報をご提供するために利用いたします。

（4）当社の従業者情報

人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。

（5）当社の従業者及び扶養家族の個人番号情報

法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。

4.保有個人データ取扱いに関する苦情の申し出先

保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
〒892-0877 鹿児島県鹿児島市吉野1丁目12番23号
株式会社スマート個人情報に関するお問い合わせ窓口
電話番号:099-295-3518
(受付時間:月〜金 9:00〜18:00)

5.当社の加入する認定個人情報保護団体について

当社の所属する認定個人情報保護団体の名称と苦情の解決の申し出先
【認定個人情報保護団体の名称】
一般財団法人日本情報経済社会推進協会

【苦情の解決の申出先】
認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
電話番号 03-5860-7565 / 0120-700-779 (当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません)

6.開示等の手続きについて

開示等のご請求がございます場合には、上記個人情報に関するお問い合わせ窓口までご連絡をお願いします。請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。

7.保有個人データ等の安全管理のために講じた措置

当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。

組織的安全管理措置
- 個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
- 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
- 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。・各個人情報を取扱う従業者を制限しています。
人的安全管理措置
- 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。・従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。
物理的安全管理措置、技術的安全措置
- 取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
- 個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
- 個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
- サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。・個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
- 媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
- 電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。